Instrumentos

Nesta fase debemos empregar unha serie de instrumentos e técnicas que nos permitan asegurar que o que estamos realizando sexa válido para o proxecto e, sobre todo, cumpra o obxectivo principal de solucionar o problema ou satisfacer unha necesidade.

Diario de traballo.

Temos que documentar o día a día do proceso de execución. O instrumento que imos empregar é o diario de traballo.

Que imos anotar?

Por suposto día e hora, operacións que se están realizando e quen as fai; as instalacións, equipos e programas que estamos utilizando e en que estado os atopamos e deixamos. Reflectimos tamén as incidencias durante a execución (problemas, decisións, pequenos cambios). O diario escribirao un membro do grupo, normalmente o encargado da documentación.

Que nos aporta o diario?

• Primeiro axuda a comprobar que estamos cumprindo o encargo, que estamos seguindo a planificación.

• Serve para detectar problemas e determinar necesidades.

• É un instrumento fundamental para tomar decisións. Durante o proceso de execución aparecerán circunstancias que non se tiveron en conta na programación, ou que directamente non estaban ben programadas. Imaxina que para unha determinada operación na programación asignábaselle un tempo e a realidade é que leva moito máis. Si seguimos sen máis a programación corremos o risco de non acabar o proxecto, ou de apuralo ao final. É necesario pararse, analizar o problema, reprogramar, cambiar as operacións por outras, …

Na seguinte imaxe temos un modelo de diario. Pódese descargar máis abaixo.

Ligazóns aos arquivos do modelo 4.1.-A- Diario de Traballo:

Acceso ao arquivo do modelo 4.1.-A- Diario de Traballo en formato pdf.

Acceso ao arquivo do modelo 4.1.-A- Diario de Traballo en formato odt.

Análise das tarefas executadas.

Documentaremos o seguimento das diferentes tarefas programadas no proxecto que se van realizando.

Que imos anotar?

Rexistraremos as tarefas completadas da programación indicando Quen a realizou?, En que se traballou?, Canto tardamos? Cales son as tarefas permitidas ao completar esta?, É necesaria unha reprogramación?

Que nos aporta?

Cada tarefa que completemos e rexistramos permítenos realizar o control de seguimento do plan e tomar decisións respecto ao traballo que nos queda por facer.

A seguinte imaxe amosa o modelo de documento para o análise das tarefas realizadas.

Ligazóns aos arquivos do modelo 4.1.-B- Análise das tarefas executadas:

Acceso ao arquivo do modelo 4.1.-B- Análise das tarefas executadas en formato pdf.

Acceso ao arquivo do modelo 4.1.-B- Análise das tarefas executadas en formato odt.

Seguimento da programación.

Realizaremos un seguimento da programación do proxecto, utilizando o diagrama de Gantt.

Que imos anotar?

Registraremos los datos reales de las tareas: inicio, fin y duración fundamentalmente.

Que nos aporta?

Imos ter un Diagrama de Seguimento onde se compara a programación inicial co avance real dos traballos de execución. Vainos a permitir reprogramar e axustarnos ás datas de entrega e/ou aos fitosFito do proxecto.Tarefa de duración cero que simboliza a consecución dun logro no proyecto., indicándonos en que tarefas temos o camiño críticoCamiño Crítico.Tarefas nas que calquera retraso afecta á data de remate do proxecto..

Con el porcentaje completado de cada tarea obtenemos un diagrama de avance como el de la primera imagen donde en cada barra de tareas aparece una línea que nos indica visualmente el nivel de progreso.

Se introducimos o principio e o fin das tarefas podemos obter un Diagrama de seguimento como o da figura. Neste gráfico aparece a programación inicial tal e como a creamos, denominada Liña de base. En paralelo a esta liña de base aparece o gráfico real, coas barras de tarefas correspondentes aos principios, finais e duracións reais. Nas tarefas non completadas aparece a barra de progreso. As tarefas restantes aparecen tal e como quedarían na situación actual. Esta comparación entre a liña de  base e o diagrama de seguimento ofrece unha información valiosa sobre as posibilidades de cumprimento de prazos e, sobre todo, indícanos que debemos cambiar para cumprir estes prazos.

Diagrama de avance do proyecto.

Elaborado a partir da imaxe: GanttProject 2.6.6.. De Dmitry Barashev en Wikimedia Commons. Licenza Creative Commons BY-SA.

Diagrama de seguimento do proxecto.

Elaborado a partir da imaxe: Pert example gantt chart. En Wikimedia Commons. Licenza: Dominio público.