Borrado automático de copias de seguridade de cursos (novo)
Co fin de optimizar o uso do espazo de almacenamento das aulas virtuais no proxecto Webs Dinámicas, implantouse unha ferramenta administrativa para Moodle, de desenvolvemento propio, para o borrado automático dos ficheiros de copia de seguridade dos cursos.
Esta ferramenta traballa de xeito autónomo. Rexistra os ficheiros de copia de seguridade de cursos que se crean, establécelles unha data para o seu borrado, avisa por correo electrónico aos usuarios que crearon os ficheiros, e finalmente os elimina.
O tempo de permanencia na aula virttual dos ficheiros de copia de seguridade antes da súa eliminación automática está establecido en 7 días.
O funcionamento desta ferramenta é o seguinte:
- Para os ficheiros de copia de seguridade creados a partir do 1 de xaneiro de 2023:
- Cando un usuario crea unha copia de seguridade dun curso, na seguinte execución do “cron” da aula virtual, establece a data e hora de borrado que lle corresponde en función do prazo establecido, e envía un correo ao usuario creador da copia con información detallada sobre o ficheiro incluíndo unha ligazón para a súa descarga e máis a data e hora prevista para o borrado.
- Entre dous e tres días antes do borrado dun ficheiro envía ao usuario un correo de lembranza cos mesmos datos que cando foi creado.
- Superada a data e hora previstas para o borrado dun ficheiro, na seguinte execución do “cron” da aula virtual, elimina o ficheiro e envía un correo ao usuario indicando que o ficheiro foi eliminado.
- Para os ficheiros de copia de seguridade existentes previamente á activación da mesma faise un tratamento especial co fin de que o profesorado teña tempo de revisar as copias e decidir se as descarga ou non antes de que sexan eliminadas.
- As copias de seguridade creadas no ano 2021 e anteriores borraranse durante o próximo mes de febreiro de 2023 no mesmo día de mes e hora en que foron creadas. Por exemplo una copia creada o 15/7/2021 ás 18:00, borraríase o 15/2/2023 ás 18:00.
- As copias de seguridade creadas no 2022, antes da activación do módulo, borraranse durante o próximo mes de marzo de 2023 no mesmo día de mes e hora en que foron creadas. Por exemplo una copia creada o 25/6/2022 ás 16:10, borraríase o 25/3/2023 ás 16:10.
- Na primeira execución do “cron” de cada aula virtual logo da activación da ferramenta establecerase para os ficheiros existentes a data e hora prevista para o borrado segundo os criterios dos puntos anteriores, e enviarase un correo ao usuario creador da copia con información detallada sobre o ficheiro incluíndo unha ligazón para a súa descarga e máis a data e hora prevista para o borrado.
- Igual que se fai para os ficheiros de copia de seguridade creados posteriormente á activación desta ferramenta, enviarase un correo ao usuario entre dous ou tres días antes da data e hora prevista para o borrado, e outro cando se elimine o ficheiro.
- Os usuarios administradores da aula virtual poden ver un listado de todos os ficheiros de copia de seguridade xa eliminados ou pendentes de ser eliminados na ruta Administración do sitio, Informes, Borrado de copias de seguridade.
- Co fin de optimizar o envío de correos por parte desta ferramenta, coa
actualización do mes de xullo de 2023 instalouse unha nova versión que
incorpora tres novas opcións de configuración relativas ao envío de correo nos tres momentos do tratamentos destes ficheiros. Os administradores da aula virtual poderán marcar
ou desmarcar estas opcións para axustalas o mellor posible ás súas
necesidades.
Configuración da ferramenta.
Os administradores da aula virtual de cada centro poden acceder a esta configuración na ruta: Administración do sitio, Engadidos, Ferramentas de administración, Borrado de ficheiros de copia de seguridade - AMTEGA.
Os dous primeiros parámetros, relativos á activación da ferramenta e ao tempo de permanencia dos ficheiros, están establecidos de xeito centralizado igual para todos os centros e non pode ser modificados desde cada centro.
O resto de parámetros, relativos ao envío de correos de aviso, si que podes ser axustados polos administradores da aula virtual.
- Activar o borrado de ficheiros de copia de seguridade. Se está marcado a ferramenta desenvolverá a súa función.
- Tempo de permanencia. Indica o tempo que os ficheiros de copia de seguridade permanecerán dispoñibles desde a súa creación ata ser eliminados pola ferramenta.
- Notificar novos ficheiros. Cando detecte novos ficheiros de copia de seguridade, enviará correos de aviso aos usuarios creadores.
- Notificar para lembrar. Entre dous e tres días antes do borrado de cada ficheiro de copia de seguridade enviará un correo de aviso ao usuario creador lembrándolle que debe descargalo se quere conservalo.
- Notificar ficheiro borrado. Logo de eliminar un ficheiro de copia de seguridade envía un correo ao usuario creador para comunicarlle que o ficheiro xa foi eliminado.
Informe de ficheiros procesados
Os administradores da aula virtual poden consultar un informe co listado de ficheiros procesados pola ferramenta na ruta: Administración do sitio, Informes, Borrado de copias de seguridade. Pódese ver un exemplo na seguinte captura.
* As datas que aparecen nesta captura de pantalla non corresponden con casos reais.
Amosarase un listado con todos os ficheiros de copia de seguridade procesados pola ferramenta cos seguintes datos:
- ID: Identificador da entrada no informe.
- ID ficheiro. Identificador do ficheiro na base de datos de Moodle.
- Compoñente - Área. Indica a que tipo de área de ficheiros de copia de seguridade corresponde o ficheiro:
- user - backup. Corresponde á Área de copia de seguridade privada de usuario. É unha copia sen datos de usuarios.
- backup - course. Corresponde á Área de copia de seguridade de curso. É unha copia con datos de usuarios.
- backup - automated. Corresponde á area de Copias de seguridade automatizadas. Poden ser copias con datos ou sen datos de usuarios. Son as copias realizadas polo sistema de copias automáticas de Moodle. Este sistema está actualmente desactivado en tódolos centros polo que só deberían aparecer copias antigas.
- Enderezo de correo: Correo electrónico ao que se enviarán os avisos para o borrado do ficheiro e que será un dos seguintes por orde de preferencia:
- Correo do usuario que creou a copia de seguridade sempre que este usuario non fora borrado da aula virtual e que o seu correo non sexa nin nonresponder@edu.xunta.gal/es nin websdinamicas@edu.xunta.gal/es
- Correo de soporte configurado na aula virtual sempre que este non sexa nin nonresponder@edu.xunta.gal/es nin websdinamicas@edu.xunta.gal/es
- Correo dun dos usuarios administradores do sitio que non sexa nin nonresponder@edu.xunta.gal/es nin websdinamicas@edu.xunta.gal/es
- Correo websdinamicas@edu.xunta.gal
- Eliminado. Indica se o ficheiro foi xa eliminado e por quén:
- Non. O ficheiro non foi eliminado. Aínda está dispoñible.
- Polo cron. O ficheiro xa foi eliminado pola ferramenta.
- Polo/a usuario/a. O ficheiro foi eliminado manualmente por un usuario da aula virtual.
- Eliminarase: Data e hora previstas para a súa eliminación automática.
- Eliminouse: Data é hora na que foi eliminado pola ferramenta. Se foi eliminado polo usuario este valor será posterior ao momento real no que foi eliminado. Será o momento en que a ferramenta detectou que o ficheiro foi borrado.
- INFO. Información adicional sobre o ficheiro:
- Nome do ficheiro.
- Tamaño.
- Data e hora de creación.
- Usuario que o creou / Curso ao que corresponde. Se está na área de copia de seguridade privada de usuario, aparecerá o nome do usuario que o creou. Se está na área de copia de seguridade de curso ou na área de copias de seguridade automatizadas, aparecerá o nome do curso.
- Ligazón ao curso. No caso de estar na área de copia de seguridade de curso ou na área de copias de seguridade automatizadas, aparecerá unha ligazón ao curso.
Aviso na creación da copia.
Cando un usuario da aula virtual cree unha copia de seguridade dun curso, na pantalla de finalización con éxito do proceso, poderá ver o seguinte aviso.
Avisos por correo electrónico.
Aviso logo da creación da copia de seguridade.
Logo da creación dunha copia de seguridade, o usuario recibirá un correo como o seguinte con varios datos do ficheiro, a data e hora previstas para o seu borrado, unha ligazón para descargalo directamente (débese ter a sesión aberta na aula virtual), e unha ligazón á aula virtual. Para as copias na área de copia de seguridade de curso ou na área de copias de seguridade automatizadas inclue tamén unha ligazón ao curso correspondente.
* As datas que aparecen nesta captura de pantalla non corresponden cun caso real.
Aviso previo á eliminación automática da copia de seguridade.
Entre dous e tres días antes do borrado automático do ficheiro enviarase un novo correo similar o anterior. Se o usuario eliminou antes o ficheiro xa non se envía este aviso. Este tipo de notificacións envíanse só unha vez ao día.
* As datas que aparecen nesta captura de pantalla non corresponden cun caso real.
Aviso posterior á eliminación automática da copia de seguridade.
Cando esta ferramenta elimina un ficheiro de copia de seguridade envía un correo como o seguinte.
* As datas que aparecen nesta captura de pantalla non corresponden cun caso real.
Rexistro de eventos en Moodle
A ferramenta rexistra catro tipos de eventos de Moodle, tres correspondentes aos avisos por correo electrónico e un correspondente ao borrado dos ficheiros de copia de seguridade.
Os administradores da aula virtual poden consultar estes rexistros en Administración do sitio, Informes, Rexistros.
Cabeceira do informe de rexistros de Moodle.
- Aviso copia para eliminar!
Cando a ferramenta detecta un novo ficheiro de copia de seguridade rexistra un evento indicando que foi enviado un correo de aviso ao usuario. Na descrición do rexistro pódense ver algúns datos do ficheiro (nome, tamaño, identificador) e o correo ao que se enviou o aviso.
- Recorde copia para eliminar!
- Aviso copia eliminada!
- Ficheiro de copia de seguridade eliminado!
