Sistemas de matriculación

1. Xestión dos complementos de matriculación

Moodle 2.x ofrécenos múltiples sistemas para matricular ao alumnado nos cursos. Os que se activan por defecto na configuración da aula virtual dentro do proxecto Webs Dinámicas son:

• Matriculacións manuais. O profesor de cada curso encárgase de matricular manualmente a cada un dos alumnos e alumnas do seu curso. Un administrador da aula virtual ou un xestor será o que asigne o papel de Profesor/a no curso.
• Acceso como convidados. Se se habilita este acceso nun curso, os usuarios non rexistrados poderán acceder ao curso e ver os seus contidos pero non poderán participar de xeito activo.
• Automatriculación. Permite que o alumnado, coñecendo unha clave de matriculación, se matricule por si mesmo nos cursos que lle corresponden aforrando así este traballo ao profesor/a.
• Sincronizar círculo. Os círculos son grupos de usuarios a nivel da aula virtual que facilitan enormemente o traballo da xestión da matriculación nos cursos. Hai nun documento adicado aos círculos neste mesmo curso na aula aberta do proxecto Webs Dinámicas.

Na ruta Administración do sitio > Engadidos > Matriculacións: Xestionar os complementos de matriculación, accedemos ao formulario no que podemos realizar as seguintes operacións sobre estes complementos:

• Activalos ou desactivalos. Os sistemas que non estean activos non poderán ser utilizados para a inscrición nos cursos. Pincharemos no ollo tachado () para activar, ou no ollo aberto () para desactivar cada sistema. Se desactivamos un sistema de matriculación, os usuarios que xa estén matriculados por este sistema poderan seguir accedendo aos seus cursos, pero non poderán matricularse máis usuarios.
• Reordenalos. Esta ordenación pode afectar ao funcionamento dalgún destes sistemas, e influe nas opcións no formulario de inscrición dos cursos, pero normalmente non teremos porque varialo.
• Desinstalalos. Non debemos desinstalar estes sistemas, podemos desactivalos se non os queremos utilizar.
• Acceder á súa configuración. Cada sistema de matriculación ten o seu propio formulario de configuración.

Figura 1: Formulario de xestión dos sistemas de matriculación.

Na columna Instancias / Matriculacións deste formulario, temos para cada un dos sistemas cantos cursos o utilizan (Instancias) e cantos usuarios en total están inscritos con este sistema (Matriculacións). En realidade non sempre unha instancia corresponde cun curso. No caso dos sistemas de Acceso como convidado e Matriculacións manuais, si, xa que nun curso só pode haber unha instancia de cada unha delas, pero nos casos de Automatriculación e Sincronizar círculo, un curso pode ter varias instancias de cada unha de elas.

2. Configuración dos complementos de matriculación

Cada sistema de matriculación ten o seu propio formulario de configuración, no que hai duas partes. Unha primeira na que se definen uns parámetros xerais do complemento e outra parte na que se definen os parámetros de configuración por defecto para cando se engada unha instancia do sistema a un curso.

Como vimos na páxina anterior, na ruta Administración do sitio > Engadidos > Matriculacións: Xestionar os complementos de matriculación accedemos a un formulario cos distintos sistemas e cada un ten un enlace Configurar polo que acceder á súa configuración, ademais, na ruta Administración do sitio > Engadidos > Matriculacións temos un enlace para acceder directamente á configuración de cada un dos sistemas de matriculación.

Neste capítulo imos ver só algúns dos parámetros de configuración de cada un dos sistemas:

Configuración do sistema: Acceso como convidado

Coma se dixo antes, este sistema serve para permitir que usuarios non rexistrados na aula virtual podan entrar nun curso e ver o seu contido pero sen participar, é dicir, sen escribir nos foros, enviar tarefas, ser avaliado, etc. Esta é a forma de facer un curso aberto ao publico xeral.

Existe un xeito de que o curso estea dispoñible para usuarios que non están rexistrados na aula virtual pero que non poda entrar todo o mundo senón só quen coñeza unha chave e acceso. Así, se configuramos unha chave de acceso para o acceso como convidado nun curso concreto, só as persoas que a coñezan poderán entrar no curso. O profesor/a do curso deberá facilitar esta chave a quen quera permitir o acceso como convidado ao curso.

No formulario de configuración deste sistema en Administración do sitio > Engadidos > Matriculacións: Acceso como convidado, que vemos nesta imaxe, temos as seguintes opcións que explicamos a continuación:

Figura 1: Configuración do sistema de Acceso como convidado.

• Requerir contrasinal de acceso a convidados. Se activamos esta opción, será obligatorio que se configure unha chave de acceso nos cursos novos e nos cursos existentes aos que se engada unha instancia deste sistema de matriculación. Naqueles cursos que xa tiñan esta chave configurada, está non se poderá eliminar. Nos cursos existentes que xa tiveran unha instancia deste sistema pero que non tiveran chave de acceso, poderán seguir sen tela.
• Utilizar a norma de contrasinais. Obliga a que a chave de acceso como convidado cumpla con requisitos establecidos para as contrasinais de usuarios (en Administración do sitio > Seguranza: Politicas do sitio -> Política de contrasinais). Non se recomenda activar esta opción.
• Amosar pista. Amosa a primeira letra da chave aos convidados cando tentan entrar.
• Engadir instancia aos novos cursos. Con esta opción activa (por defecto) todos os cursos novos levarán unha instancia deste sistema de matriculación, pero será logo o profesor o que decida se o activa ou non, para permitir ou non o acceso a convidados.
• Permitir o acceso a convidados. Se poñemos Si nesta opción, cando se engada a un curso unha instancia deste sistema, esta estará activa e polo tanto permitirá o acceso a convidados. A combinación desta opción e a anterior (ambas activas) é o xeito de facer que todos os cursos novos da aula virtual queden por defecto abertos a convidados.
• Avanzado. Se marcamos esta opción, no formulario de configuración dos cursos, a opción para marcar se o curso permite ou non o acceso a convidados non aparecerá directamente senón que haberá que pinchar nun enlace "Avanzado" para poder velo.

Configuración do sistema: Matriculacións manuais

Este é o sistema que permite que o profesor/a dun curso matricule manualmente ao seu alumnado, ou que un administrador ou xestor asigne o rol de Profesor/a a un usuario no curso.

Neste caso imos ver só algúns dos seus parámetros de configuración na ruta Administración do sitio > Engadidos > Matriculacións: Matriculacións manuais:

• Engadir instancia aos novos cursos. Con esta opción activa (por defecto) todos os cursos novos levarán unha instancia deste sistema de matriculación, para que o administrador ou o xestor poda asignar quen é o profesor/a e logo este poda matricular manualmente ao alumnado se así o desexa.
• Activar as matriculacións manuais. Se nunha instancia deste sistema de matriculación nun curso, desactivaramos esta opción, os usuarios que estiveran inscritos no curso con este sistema non poderían acceder ao curso.
• Rol predeterminado. Será o rol que nos ofrecerá por defecto o formulario para inscribir manualmente usuarios no curso. Normalmente ponse Alumnado por defecto porque a maior parte dos participantes no curso serán estudantes.

Configuración do sistema: Automatriculacións

O sistema de automatriculación permite que os usuarios que coñezan unha chave de matriculación dun curso podan matricularse por si mesmos no curso. Este sistema é moi importante porque pode quitar moito traballo ao profesorado. O profesor/a dun curso activa este sistema no que establece unha palabra chave que di aos alumnos/as, entón estes inician sesión co seu usuario e ao tentar entrar nese curso introducen a chave de matriculación facilitada polo profesor/a quedando así matriculados no curso. Pódense tamén establecer chaves de matriculación a nivel de grupos dun curso de xeito que se un usuario se inscribe utilizando a chave de matriculación dun grupo, non só queda matriculado no curso senón que queda asignado ao grupo desa chave.

Accedemos ao formulario de configuración deste sistema de matriculación pola ruta Administración do sitio > Engadidos > Matriculacións: Automatriculación:

• Require chave para matriculación. Se activamos esta opción, será obligatorio que se configure unha chave de matriculación nos cursos novos e nos cursos existentes aos que se engada unha instancia deste sistema de matriculación. Naqueles cursos que xa tiñan esta chave configurada, está non se poderá eliminar. Nos cursos existentes que xa tiveran unha instancia deste sistema pero que non tiveran chave de acceso, poderán seguir sen tela. Este sistema de matriculación pódese utilizar sen chave, aínda que esto non é moi recomendable xa que entón calquera usuario da aula virtual podería matricularse no curso aínda que non lle corresponda.
• Utilizar a norma de contrasinais. Obliga a que a chave de matriculación cumpla con requisitos establecidos para as contrasinais de usuarios (en Administración do sitio > Seguranza: Politicas do sitio -> Política de contrasinais). Non se recomenda activar esta opción.
• Amosar un consello. Amosa a primeira letra da chave aos usuarios cando tentan matricularse.
• Engadir instancia aos novos cursos. Con esta opción activa (por defecto) todos os cursos novos levarán unha instancia deste sistema de matriculación, pero será logo o profesor o que decida se o activa ou non, para permitir ou non que os usuarios se matriculen por si mesmos.
• Activar as matriculacións existentes. Se desactivamos esta opción nunha instancia deste sistema nun curso, os usuarios matriculados mediante ela deixarán de poder acceder ao curso.
• Permitir novas matriculacións. Se desactivamos esta opción nunha instancia deste sistema nun curso, non se poderán matricular no curso máis usuarios mediante esta instancia do sistema, pero os xa matriculados poderán seguir accedendo. Utilizaremos esta opción para pechar a matrícula.
• Utilice chaves de matriculación de grupo. Se activamos esta opción, no canto de establecer unha chave de matriculación única para o curso, deberemos establecer unha chave distinta para cada un dos grupos do curso. Con esto, os usuarios que se matriculen no curso coa chave dun grupo do curso quedarán matriculados no curso e asignados a ese grupo. Este é un xeito de ter ao alumnado matriculado no curso e separado en grupos, sen que teña que facelo manualmente no profesor/a.
• Asignación de rol predeterminado. Será o papel que se asigne no curso aos usuarios que se matriculen nes mediante a instancia deste sistema. Normalmente será o rol de Alumnado pero tamén podemos utilizar este sistema para que se inscriban usuarios con outro rol.

Configuración do sistema: Sincronizar círculo

O sistema de matriculación mediante círculos é novidade en Moodle 2, e supón unha ferramenta moi importante para a xestión do alumnado da aula virtual, xa que permite proxectar os grupos de alumnado do centro educativo sobre a aula virtual.

Accedemos ao formulario de configuración deste sistema de matriculación pola ruta Administración do sitio > Engadidos > Matriculacións: Sincronizar círculo:

• Rol predeternimado. Será o papel por defecto co que se matricularán no curso os usuarios do círculo sincronizado.
• Acción de desmatriculación externa. Que se fai cando un usuario é sacado dun círculo que esta sincronizado co curso. Temos dúas opcións: ou desmatricular ao usuario do curso, o que supón que se perde toda a información relativa á participación dese usuario no curso; ou desactivar a matriculación e retirar os roles, o que supón que o usuario non poderá entrar no curso nin recibirá ningunha información relativa ao mesmo, pero non se perderá a información sobre a súa participación.

3. Complementos de matriculación dun curso

Vemos neste documento a xestión das instancias dos sistemas de matriculación para un curso concreto.

Accederemos á administración das instancias dos sistemas de matriculación dun curso desde dentro do curso en Administración do curso > Usuarios > Métodos de matriculación.

Figura 1: Instancias dos sistemas de matriculación

Neste formulario vemos as instancias que hai no curso de cada un dos sistemas de matriculación e para cada unha delas vemos cantos usuarios hai actualmente inscritos no curso mediante esa instancia.

Ademáis de reordenar as instancias, podemos realizar as siguientes operacións sobre cada unha de elas:

• Eliminar a instancia. Eliminar unha instancia de matriculación supón desmatricular do curso aos usuarios correspondentes, perdéndose toda a información relativa á súa participación no curso.
• Activala ou desactivala. Se desactivamos unha instancia, os usuarios inscritos mediante ela deixarán de poder acceder ao curso mentras non a activemos de novo.
• Configurala. Pemite configurar os párametros da instancia. Según o sistema asociado iremos a un formulario de configuración distinto.
• Matricular usuarios. So no caso do sistema de Matriculacións manuais poderemos desde aquí matricular ou desmatricular usuarios.

Engadir unha nova instancia

Para engadir unha nova instancia dun sistema de matriculación a un curso, ao final do formulario anterior, no selector Engadir método, escolleremos o sistema, o que nos levará automáticamente ao formulario correspondente para configurar a instancia. Dentro dun mesmo curso, para o sistema de Matriculacións manuais e para o sistema de Acceso como convidado, non poderá haber máis dunha instancia de cada sistema.

Engadir instancia de Acceso como convidado

No caso de que nun curso non teñamos a instancia do sistema de Acceso como convidado podemos engadila simplemente escolléndoa no despregable Engadir método.

Se unha vez engadida a instancia, esta está deshabilitada podemos habilitala pinchado no ollo tachado (), co que quedará permitido o acceso ao curso para os convidados. Se queremos establecer unha chave de acceso como convidado debemos editar a configuración do curso e establecer esta chave na sección de Acceso como convidado.

Figura 2: Configuración do Acceso como convidado ao curso

Nesta sección de Acceso como convidado dentro do formulario de configuración dun curso podemos permitir ou prohibir este tipo de acceso (habilita ou deshabilita a instancia do sistema de acceso) e establecer opcionalmente unha chave de acceso. Se marcamos Desenmascarar veremos os caracteres introducidos. Ademáis, como vimos anteriormente na configuración deste sistema de acceso é posible ofrecer unha pista desta chave aos usuarios.

Engadir instancia de Matriculacións manuais.

No caso de que nun curso non teñamos a instancia do sistema de Matriculacións manuais podemos engadila simplemente escolléndoa no despregable Engadir método. Moodle abrirá o seguinte formulario para configurar a instancia deste sistema de matriculación.

Figura 3: Engadir instancia de Matriculacións manuais

Donde podemos configurar estes parámetros:

• Activar as matriculacións manuais: Podemos activar ou non este sistema de matriculación. Mentras esta inactivo non poderemos matriculas usuarios.
• Rol predeterminado: Que rol nos ofrecerá por defecto o formulario de matriculación manual de usuarios. O máis habitual e que sexa do de Alumnado, pero no momento de matricular un usuario poderemos escoller outro rol.
• Duración predeterminada da matriculación - Activar: Se activamos este contron poderemos establecer o tempo que durará a matriculación de cada usuario no curso mediante este sistema. Trascurrido ese tempo desde que o usuario foi matriculado, este será desmatriculado automaticamente. Este control débese utilizar con precaución.
• Notificar antes de que expire a matriculación: Se utilizamos o control anterior de duración da matricualción, este control serve para que Moodle avise previamente á que expire a matriculación de cada usuario matricuado por este método. Temos tres valores posibles:
  • Non avisar
  • Avisar só ao usuario que fixo a matrícula (normalmente un Profesor/a)
  • Avisar ao usuario que fixo a matrícula e tamén ao usuario matriculado (Normalmente o alumno/a)
• Limiar de notificación: Este control é para establecer con canto tempo de antelación se envía o aviso de expiración da matricula.

Unha vez configurados estes parámetros xa teremos dispoñible no curso este sistema de matriculación. Agora para matricular usuarios no curso mediante este sistema temos varias opcións:

• Matricular usuarios desde a instancia de Matriculacións manuais:

Figura 4: Instancia de Matricualcións manuais

Desde a instancia de Matriculacións manuais du curso, pinchando no botón de engadir usuarios () accedemos a un formulacio que nos permite buscar e matricular usuarios no curso pudendo seleccionar e matricular varios usuarios a un tempo:

Figura 5: Matricualar usuarios manuealmente.

Neste formulario temos na lista da esquerda aos usuarios que xa están matriculados manualmente no curso e na lista da dereita ao resto de usuarios da aula virtual que non están aínda matriculados manualmente no curso. Selecionando usuarios da lista da dereita e pinchando no botón Engadir os usuarios selecionados serán matriculados no curso co papel escollido. Podemos escoller opcionalmente tamén a duración da mátricula (Sen límite ou de 1 a 365 días) e desde cando se empeza a contar este tempo que pode ser desde a data actual ou desde a data que o curso ten configurada como data de comenzo. Desde aquí mesmo podemos tamén desmatricular usuarios do curso escolléndoos na lista da esquerda e dando ao botón Eliminar.

Os datos dos usuarios que se nos ofrecen nesta lista son o nome de pila e apelidos máis o correo electrónico. Podemos utilizar a caixa de búsqueda debaixo de cada lista que buscará o valor introducido nos tres campos anteriores. Podemos utilizar o comodín % para representar calquera caracter, por exemplo se queremos buscar un usuario polo segundo apelido escribiremos diante o % (%martinez). A búsqueda vaie executando según escribimos e non é sensible a maiúsculas nin tils.

• Matricular usuarios desde o listado de usuarios matriculados:

Pola ruta Administración do curso > Usuarios: Usuarios matriculados, accedemos ao listado de tódolos usuarios matriculados no curso independentemente do sistema de matriculación e do rol desempeñado. Nesta pantalla temos dous botón Matricular usuarios, un ao principio e outro ao final do listado. Pinchando neste botón ábrese unha ventana emerxente na que poderemos buscar e matricular usuarios de un en un.

Figura 6: Ventana emerxente de matricualción de usuarios

Nesta ventana selecionamos o rol, podemos seleccionar a duración da matricula e desde cando se empeza a contar, e temos un listado de usuarios cada un cun botón Matricularse, que pinchando nel fai a matrícula manual desde usuario no curso. Na parte de abaixo desta ventana hai un buscador que podemos utilizar para buscar por nome, apelidos e correo.

Engadir unha instancia de Automatriculación

Á diferencia dos métodos anteriores de Acceso como convidado e Matriculacións manuais, no caso do sistema de Automatriculación será posible engadir varias instancias do mesmo a un curso. Un posible motivo para ter varias instancias sería que unha delas fora para a asignación do profesorado do curso a outra para o alumnado. Outro motivo podería ser que teñamos varias formas de agrupar ao alumnado do curso e según o método utilizado quedarían matriculados cun agrupamento distinto.

Ao engadir unha instancia do sistema de Automatriculación, Moodle abre un formulario no que poderemos configurar os seguintes parámetros (non se explican aquí algúns parámetros que xa foron explicados no capítulo anterior):

• Nome personalizado da instancia (opcional): Non se adoita usar, pero pode servir para aclarar para que utilizamos esta instancia.
• Chave de matriculación: Será a palabra chave que terán que introcudir os usuarios para matricularse no curso mediante esta instancia de Automatriculación, excepto que utilicemos chaves de matriculación por grupos.
• Duración da matrícula - Activar: Se activamos este control poderemos establecer o tempo que durará a matriculación de cada usuario no curso mediante este sistema. Trascurrido ese tempo desde que o usuario foi matriculado, este será desmatriculado automaticamente. Este control débese utilizar con precaución.
• Notificar antes de que expire a matriculación: Se utilizamos o control anterior de duración da matricualción, este control serve para que Moodle avise previamente á que expire a matriculación de cada usuario matricuado por este método. Temos tres valores posibles:
  • Non avisar
  • Avisar só ao usuario que fixo a matrícula (normalmente un Profesor/a)
  • Avisar ao usuario que fixo a matrícula e tamén ao usuario matriculado (Normalmente o alumno/a)
• Limiar de notificación: Este control é para establecer con canto tempo de antelación se envía o aviso de expiración da matricula.
• Data de inicio - Activar / Data de Fin - Activar: Estes controis permiten establecer un plazo de matricula, e dicir, o periodo de datas nas que é posible utilizar esta instancia para matricularse no curso. Podemos activar só o inicio do periodo ou só o final ou ambos (ou ningún).
• Desmatricular os inactivos tras. Se un usuario matriculado no curso mediante esta instancia permanece sin entrar no curso durante o tempo aquí especificado, será desmatriculado automáticamente.
• Máximo de usuarios matriculados: Permite establecer o número de prazas no curso. Unha vez cubertas non permitirá matricularse a máis usuarios.
• Soamente os membros do círculo: Permite restrinxir a matricula neste curso por medio desta instancia só para os usuarios que pertenzan a un círculo determinado.
• Enviar mensaxe de benvida ao curso: Envía a mensaxe que se escriba no seguinte campo aos usuarios que se matriculen po medio desta instancia.

Figura 7: Principio do formulario de nova instancia de Automatriculación

Engadir unha nova instancia de Sincronizar círculo

Engadiremos unha instancia deste método de matriculación para cada un dos círculos de usuarios que queramos matricular no curso.

Se escollemos Sincronizar círculo no selector de Engadir método, Moodle abre o seguinte formulario no que teremos que configurar os seguintes parámetros:

Figura 8: Fomulario para engadir unha instancia de Sincronizar círculo.

• Nome personalizado da instancia(opcional): Non é necsaria, pero pode servir para aclarar para que utilizamos esta instancia.
• Activo: Se a instancia non está activa, os usuarios matriculados no curso mediante esta instancia non poderán entrar no curso. Así que normalmente a deixaremos activa.
• Círculo: Escolleremos o círculo co que queremos sincronizar esta instancia, ou dito doutro xeito, o grupo de usuarios (normalmente alumnado) que queremos matricular no curso.
• Asignar rol: Que rol se lle asignará aos usuarios do círculo.
• Engadir a grupo (opcional): Se o curso está configurado para traballar con grupos, e temos grupos creados no curso, poderemos escoller aquí un grupo e entón o círculo non só quedará sincronizado co curso senón tamén co grupo elexido, e dicir, os usuarios do círculo quedarán matriculados no curso e asignados a ese grupo.