Folla 1: Contabilidade

Nesta folla hai dúas partes ben diferenciadas. A parte superior contén un resumo dos ingresos e gastos por apartados de ingresos e partidas de gastos e na parte inferior un libro onde imos rexistrando todos os ingresos e gastos realizados ata a data.

Dende a fila 1 ata fila 43 permanecen inmóbiles aínda que nos movamos coas barras de desprazamento vertical. Para conseguir este efecto nos situamos en calquera cela da fila 44 e no menú seleccionamos: Xanela >> Conxelar quedando deste xeito inmóbiles as filas da 1 a 43. Así podemos desprazarnos ata atopar o último asentamento, amosando sempre o resumo de ingresos e gastos.

Na cela A2 aparece o valor do coeficiente polo que multiplicaremos as facturas correspondentes a gastos compartidos para realizar o correspondente cargo ao Fondo Social Europeo.

Na cela I2 facemos constar o valor do saldo correspondente ao ano anterior que figura en caixa e na cela J2 o que figura no banco.

Tamén construímos un filtro automático a partir da fila 43, mantendo os seus valorescomo títulos. Por medio dos filtros podemos amosar tan só aqueles datos que desexamos, por exemplo, só os ingresos e gastos rexistrados por caixa, os ingresos e gastos correspondentes ao FSE, ou os correspondentes aos departamentos didácticos etc…

Nas columnas onde rexistraremos a contabilidade faremos constar:

  • En Num.: poñeremos o número correlativo correspondente ao asentamento rexistrado.
  • En Part.: aparecerá o código correspondente á partida á que corresponde o gasto que vamos a rexistrar. Os códigos das partidas figuran nas celas da I20 a I33. No caso que o rexistro corresponda a un ingreso deixarémolo en branco ou poñemos un 0.
  • En SubPart.: Nesta cela colocaremos o código correspondente á subpartida de gasto ao que corresponde o asentamento e gasto. Os códigos figuran nas celas W4 a W7, de W9 a W17 e de W19 a W21.
  • Apa.: columna na que faremos constar o código do apartado correspondente ao ingreso que queremos asentar. Os códigos son os que figuran nas celas I4 a I16.
  • SubApa.: Nesa columna figuraremos o código correspondente a subapartado ao que corresponde ao ingreso, os códigos figuran nas celas Q4 ao Q12 e do Q14 ao Q15.
  • Xust.: Columna na que faremos constar si o ingreso ou o gasto corresponde a un asentamento no banco (B) ou na caixa (C).
  • FSE: Nesta columna faremos constar se o ingreso ou o gasto é asignado total ou parcialmente á xustificación de ingresos ou gastos do Fondo Social Europeo. Os códigos que se cubren nesta columna son os recollidos nas celas I37 a I39.
  • Dep.: No caso de que o gasto ou ingreso corresponda a un departamento didáctico escribiremos aquí o seu código. Os códigos están recollidos nas celas Q20 a Q36 e no Q18 ao Q41.
  • Data.: Data do asentamento.
  • Concepto: Descrición do asentamento.
  • Banco-Haber: cantidade que recollemos como ingreso no libro de contas.
  • Banco-Debe: cantidade que asentamos como gasto no libro.
  • Caixa-Haber: cantidade que asentamos no libro como ingreso en caixa.
  • Caixa-Debe: cantidade que rexistramos no libro de contabilidade como gasto en caixa.
  • En Banco: aparece o saldo final no banco despois do rexistro de cada asentamento.
  • En Caixa: aparece o saldo na caixa despois do rexistro dun asentamento.

Na área de resumo de ingresos e gastos aparece o total de ingresos e gastos dos asentamentos rexistrados no libro por apartados e subapartados de ingresos e partidas e subpartidas de gastos, gastos referidos aos departamentos correspondentes. Os ingresos e gastos están separadas segundo se fagan por conta bancaria ou en efectivo (por caixa) e tamén figuran os totais sumando ambos, caixa e banco.

O cálculo dos valores de cada cela fanse coa función SUMARSE, por exemplo na cela K4 aparece a función:

=SUMARSE($D$44:$D$1398;"=A";($K$44:$K$1398))

A función anterior realiza a suma de todas aquelas cantidades que se atopan no intervalo especificado e que obedecen a una ou varias condicións de selección, dentro de un intervalo de búsqueda. O formato xeral é:

=SUMARSE(Intervalo de búsqueda; criterios de selección; intervalo de suma)

No caso que nos ocupa seleccionará todas aquelas liñas entre a 44 e a 1398 (rango que se pode ampliar segundo as necesidades),  que teñan como código de ingresos o A “Dotacións da consellería” na columna D (dende as celas D44 á D1398), e suma as cantidades da columna K (dende a cela K44 a K1398), que corresponden a ese código de ingresos rexistrado neste caso por banco.

Deste xeito atendendo a codificacións realizadas para apartados, e subapartados, partidas e subpartidas, FSE, departamentos, etc… podemos saber a suma de gastos asentados en caixa, en banco ou totais de cada un.

Na columna N temos un resumo de ingresos e gastos totais para levar o control dos mesmos:

  • SALDO ANT. : saldo total no banco máis a caixa correspondente ao ano anterior.
  • INGRESOS: total de ingresos recibidos ao longo do ano en curso.
  • GASTOS: total de gastos asentados no libro de contabilidade tanto os rexistrados na conta do banco como na caixa.
  • SALDO TOT.: saldo total: remanente do ano anterior máis ingresos menos os gastos do presente ano. (Celas O3+O2-O4).
  • SALDO ANU.: saldo do ano: ingresos menos gastos do presente ano.
  • ING. CONS.: suma total dos ingresos realizados pola consellería correspondentes ao apartado A - “Dotacións da consellería”.
  • ING. OUTR.: Suma dos ingresos que recibiu o centro descontando o diñeiro correspondente ás Dotacións da consellería.

Tal e como se recolle na normativa referente á xustificación dos gastos correspondentes ao diñeiro que os centros educativos reciben do Fondo Social Europeo en cofinanciación coa Xunta de Galicia hai uns gastos directos que se poden imputar á xustificación deste apartado de ingresos e outros que son indirectos como o gasto correspondente a electricidade, calefacción, etc. que se calcula a partir dun coeficiente multiplicando o importe desas facturas por dito coeficiente que depende do número de alumnos e alumnas do centro que están afectados polos programas financiados desde a Unión Europea.

  • ING–FSE: Ingresos do apartado FSE.
  • F.S.E.–DIR.: Gastos directos (o importe da factura se carga na súa totalidade a xustificación de estes fondos), correspondentes ao Fondo Social Europeo.
  • F.S.E.–IND.: Gastos indirectos (o importe da factura se multiplica polo coeficiente que recollemos na cela A2 para incluír o resultado na xustificación de gastos correspondentes a este apartado).
  • F.S.E.–TOT.: Total de gastos imputables ao FSE directos e indirectos.
  • SALDO–FSE: Ingresos da partida do FSE menos os gastos correspondentes a esta partida.
  • REPARAC.: Total de gastos imputados a reparacións, mantemento e conservación.
  • GAST–SEN-FSE: Gastos con cargo ao presuposto do centro e non incluídos na xustificación de gastos do FSE. TRANS-INT: Transferencias internas de banco a caixa  e de caixa a banco, haber menos debe.Se os asentamentos son correctos nesta cela ten que aparecer o valor cero.

Controis

Para evitar erros dentro da contabilidade engadimos unha serie de celas de control aplicando unhas fórmulas concretas que pretenden evitar erros á hora de realizar os rexistros contables. As celas de control atópanse na parte superior nesta primeira folla, concretamente dende a cela N20 á cela N26. Os valores destas celas, se os asentamentos dos ingresos e dos gastos son correctos, deben ser todos 0. O Valor das celas N27 e N28 corresponde á cantidade total de gastos e de ingresos, respectivamente, que están sen contabilizar e anotamos provisionalmente para non esquecernos na folla 8: Anotacións.

Resumo de ingresos e gastos

Na parte superior da folla 1: contabilidade, podemos ver un resumo de ingresos por apartados e subapartados, resumo de gastos por partidas e subpartidas, os gastos correspondentes os departamentos didácticos e outros como: Normalización Lingüística, Departamento de Orientación, Programas de Cualificación Profesional Inicial (PCPI) de electricidade ou de administración.

Todos os resumos de ingresos ou de gastos son realizados por medio de funcións co seguinte formato:

=SUMARSE(Intervalo de búsqueda; criterios de selección; intervalo de suma)

A función anterior realiza a suma de todas aquelas cantidades que se atopan no intervalo especificado e que obedecen a una ou varias condicións de selección, dentro dun intervalo de búsqueda.

O intervalo de búsqueda será o conxunto de todos os asentamentos rexistrados na contabilidade e a condición será aqueles rexistros correspondentes ao código da partida ou subpartida de gasto. Por exemplo:

Na cela Y45 aparece a fórmula:

=SUMARSE($C$44:$C$1398;"=45";($L$44:$L$1398))

Esta fórmula sumará todos os gastos rexistrados na conta do banco correspondentes a gastos dos departamentos (código 45).

Na cela Z45 aparecerán os gastos totais dos departamentos recollidos por caixa na contabilidade do centro e na cela AA45 aparecerá a suma dos gastos correspondentes aos departamentos e recollidos na contabilidade tanto por banco como por caixa.

Comentarios

En varias das celas da folla de contabilidade aparecen comentarios informativos sobre o contido das mesmas. Para poñer un comentario basta con premer o botón dereito do rato sobre a cela na que desexamos introducir un comentario, imos a inserir comentario e escribimos o texto do mesmo. Ao pasar co rato por riba dunha cela con comentario (estas son as que teñen un punto vermello na parte superior dereita) amosanse e poderemos ler o texto escrito.

Por exemplo situándonos na cela G43 podemos ler a reseña: “Factura do FSE”, nesta columna introduciremos o código P se a factura é contabilizada parcialmente para o FSE, o código T se a factura se carga na súa totalidade, ou N se non se inclúe na xustificación de gastos do FSE.